Plan d'action complet

Bataille d'eau
géante à Louvain-la-Neuve.

De l'idée au jour J : le dossier complet pour transformer une intuition en événement public maîtrisé. Aspects légaux, lieu, sécurité, sponsoring, marketing, business model, rétroplanning et hacks d'organisation.

4-5 mois de prépa
500+ participants visés
Domaine public OLLN
01 — Fondations

Le mur juridique à franchir avant tout.

Avant toute communication, autorisation ou dépense, ce point doit être tranché. Le reste du plan en dépend.

À titre personnel = bloqué

Organiser un événement public de cette ampleur en ton nom propre cumule trois risques majeurs : ta RC familiale ne couvre pas l'organisation d'événements publics (un accident grave = ruine personnelle), aucun sponsor sérieux ne signera avec une personne physique, et tu ne peux pas légalement encaisser des ventes (TVA, BCE) sans structure.

Les trois voies pour avoir un cadre légal

OPTION A · RECOMMANDÉE

Greffe sur un kot-à-projet ou cercle UCLouvain

Tu apportes le projet, ils apportent la structure (assurance, ASBL, expérience commune). Tu gardes la paternité. Zéro frais de constitution.

Rapide Coût ~0€
OPTION B

Créer ton ASBL dédiée

~150€ de frais, 2-3 fondateurs minimum, statuts au Moniteur belge. Compte 3 à 6 semaines. Utile si tu veux pérenniser l'événement chaque année.

Coût ~150€ 3-6 semaines
OPTION C

Partenariat avec une ASBL événementielle

Une asso existante prend la responsabilité juridique contre une commission (souvent 10-20% du CA). Moins de contrôle mais zéro friction admin.

Commission 10-20%
Conseil pro

Vise l'option A. Les cercles UCLouvain (Cercle Industriel, MEDI, Psycho, Droit, Sciences Éco, etc.) cherchent souvent des projets phares pour rayonner. Contacte d'abord le CSE (Comité Social Étudiant) et l'AGL (Assemblée Générale des étudiants de Louvain) — ils te redirigeront vers les bons interlocuteurs.

02 — Administration

Démarches à la Ville d'Ottignies-LLN.

Un seul interlocuteur clé : le service Fêtes et Manifestations. Tout passe par lui.

Contact unique

Service Fêtes & Manifestations
Espace Cœur de Ville 2, 1340 Ottignies-LLN
010/43.61.60
manifestations@olln.be

Délai impératif

Dossier à déposer au plus tôt 4 mois et au plus tard 40 jours calendrier avant l'événement. Sous 40 jours = refus quasi automatique. Pour une grosse jauge, vise 4-5 mois à l'avance.

Le dossier complet à constituer

  1. Formulaire d'autorisation rempli intégralement, daté, signé.
  2. Programme détaillé : horaires de montage, animations, démontage, nettoyage.
  3. Plan d'implantation avec dimensions et distances entre installations (tonnelles, scène, citernes, food trucks).
  4. Attestation d'assurance RC organisateur (couverture min. recommandée : 1,5M€ dommages corporels).
  5. Plan de sécurité : flux, points de rassemblement, accès secours, gestion de foule.
  6. Liste des rues empruntées si itinérant + cartographie + position des signaleurs.
  7. Demande spécifique vente (mercantile) sur domaine public — à négocier explicitement.
Piège à éviter — la "dalle"

À LLN, toute occupation mercantile ou promotionnelle sur la dalle est interdite, sauf marchés/braderies officiellement autorisés par la Ville. Si tu vises la dalle, tu devras négocier ferme avec la commune pour qualifier ton événement de "marché spécial" ou choisir un autre lieu.

En parallèle : la Police de LLN

03 — Localisation

Choisir le bon spot.

Le lieu détermine ta jauge, ton budget sécurité, tes autorisations et l'ambiance. Quatre options sérieuses.

★★★★★ FAVORI

Lac de LLN / Parc de la Source

Cohérence narrative (l'eau près de l'eau), grand espace, drainage naturel, moins de contraintes mercantiles que la dalle. Idéal pour 500-1500 personnes.

Recommandé
★★★☆☆

Grand-Place de LLN

Centralité maximale, visibilité, mais sur la dalle → autorisation mercantile spéciale obligatoire. Marketing-friendly mais admin lourde.

Dalle = friction
★★★★☆

Esplanade Aula Magna / parkings

Espace dégagé, accès logistique simple, moins de contraintes que la dalle. Bon compromis si le lac est refusé.

★★★☆☆

Bois de Lauzelle (zones ouvertes)

Si tu vises >1000 personnes. Plus rural, moins de contraintes urbaines, mais logistique secours et accès véhicules plus complexes.

PLAN B

Terrain privé loué

Parking commercial, prairie en périphérie. Tu sors du cadre communal strict mais tu paies une location. Utile en backup si refus commune.

Critères de sélection à valider sur chaque lieu
  • Accès raccord pompiers / hydrant pour ravitailler en eau.
  • Drainage / pente naturelle (éviter les flaques stagnantes > 24h).
  • Distance à des riverains sensibles (limite plaintes bruit).
  • Accès véhicules secours dans un rayon < 50m.
  • Sanitaires existants ou possibilité d'installer toilettes mobiles.
  • Sortie vestiaires / point de séchage envisageable.
04 — Risk management

Sécurité, assurances, règles.

Une bataille d'eau a l'air bénin. En réalité, les risques (oculaires, glissades, surchauffe, vol de matériel mouillé) doivent être couverts pro.

Assurances à souscrire

TypePrestatairesCoût indicatifObligatoire ?
RC organisateur événementEthias, AG, Belfius, P&V150-600€Oui
Annulation / intempériesAllianz, Hiscox3-8% du budgetRecommandé
Tous risques matérielvia location matos~5% valeurSelon

Dispositifs de sécurité humains

Charte participant — non négociable
  • Interdiction des pistolets haute pression type Stream Machine / Spyra (risque oculaire grave).
  • Pas de ballons d'eau (déchets plastique → amende voirie + danger glissade).
  • Pas de tir au visage à moins de 3m.
  • Pas de jet sur matériel électronique d'autrui.
  • Pas d'eau froide en dessous de 10°C ajoutée (chocs thermiques).
  • Zone "dry" identifiée pour les non-participants/spectateurs/photographes.

Équipements à prévoir sur site

05 — Économie

Le business model.

Événement gratuit à l'entrée, monétisation par sponsors, ventes et services. Voici l'arithmétique.

Sources de revenus

REVENU PRINCIPAL

Sponsors locaux & marques

Bars de la Grand-Place, Decathlon Wavre, BNP/Belfius (programmes étudiants), Coca-Cola, Red Bull (souvent partants pour public étudiant), Q-Park, fast-foods.

Tickets : 500€ (visibilité simple) → 5000€ (sponsor principal nommé).

PACK PARTICIPANT

Vente officielle équipement

Pack = pistolet basique + lunettes + bandeau + bracelet d'accès. 10-15€. Marge ~50%. Si 800 packs vendus → 4-6k€ de marge.

MERCH

T-shirts & accessoires

T-shirt avec logo qui apparaît mouillé (gimmick viral garanti), bobs, k-way, lunettes premium. Marge 60-70%.

F&B

Food trucks & buvette

3-5 food trucks variés : forfait emplacement 50-150€/jour + % CA. Buvette soft/bière (si licence) : poste à fort revenu, souvent 30-40% de la marge totale.

SERVICES

Consignes & séchage

Sac étanche tel + clés (3€), location serviette (5€ caution), photos pro post-event en pack (15€).

UPSELL

Billet VIP / "Splash Zone"

Zone premium avec ravitaillement illimité en munitions, accès anticipé, pack t-shirt offert. 25-40€. Crée un sentiment de prestige et booste le ticket moyen.

Coûts à anticiper (budget pour 500-800 pers.)

PosteFourchette basseFourchette haute
Autorisations + caution200€500€
Assurances300€600€
Secours + gardiennage500€1500€
Eau (citernes, pompes, brumisateurs)500€2000€
Sonorisation / DJ800€2500€
Marketing + impression500€1500€
Stock revente (pistolets, merch)1500€5000€
Toilettes mobiles + nettoyage400€900€
Imprévus (15%)700€2200€
TOTAL5 400€16 700€
Hack sponsoring

Ne vends pas "une affiche" aux sponsors. Vends de la data + contenu : nombre d'emails captés via inscription en ligne, vidéo aftermovie où leur logo apparaît, vues TikTok/Insta. Les marques paient 3x plus pour du contenu qu'un panneau passif.

06 — Communication

Marketing & viralité.

Public étudiant. Levier principal = social + relais via les cercles. Stratégie en trois phases.

Phase 1 — Mystère & teasing (J-90 à J-60)

Phase 2 — Activation (J-60 à J-21)

Phase 3 — Push final & jour J (J-21 à J0)

Idées de contenu qui marchent
  • POV first-person en pistolet (caméra GoPro étanche).
  • Slow-mo des moments d'impact.
  • Réactions Erasmus (clivage culturel, mémique sur TikTok).
  • "Vlog organisateur" — montrer les coulisses crée de l'attachement.
  • UGC contest : meilleur clip participant repartagé sur le compte officiel.
07 — Timing

Rétroplanning sur 5 mois.

Sequence idéale. Si tu raccourcis ces phases, tu paies en stress et en qualité.

J-150 → J-120 · FONDATION

Structure légale + équipe core

Cadre légal réglé (option A/B/C). Équipe noyau de 5-8 personnes avec rôles définis. Choix de la date (idéal : mi-mai/juin après blocus, ou rentrée septembre).

J-120 → J-90 · DOSSIER

Démarches commune + sponsors v1

Dossier complet déposé à OLLN. Premiers rendez-vous sponsors (ceux avec décisions lentes : banques, grandes marques). Lieu confirmé en pré-accord avec la commune.

J-90 → J-60 · LANCEMENT

Autorisations + lancement teaser

Autorisations reçues. Assurance souscrite. Lancement comptes réseaux + teaser. Ouverture inscriptions email. Devis fermes matériel/sono/sécurité.

J-60 → J-30 · ACCÉLÉRATION

Campagne marketing + commandes

Campagne intensive social + créateurs. Commandes stocks (pistolets, merch, lunettes). Recrutement bénévoles (vise 30-50 personnes). Briefings sécurité.

J-30 → J-7 · FINALISATION

Push final + coordination

Push marketing maximal. Coordination finale services secours / police / commune. Briefing complet équipe. Test du dispositif d'eau / pompes.

J-7 → J-1 · MONTAGE

Dernière ligne droite

Rappels participants. Montage J-1 (tonnelles, signalétique, sono, citernes). Briefing du matin avec tous bénévoles + secours.

JOUR J

Exécution

Roulement strict : accueil → distribution packs → montée en intensité → climax central → cool-down → fermeture.

J+1 → J+14 · BOUCLAGE

Démontage + capitalisation

Nettoyage complet (caution !). Restitution matériel. Aftermovie sous 72h. Débrief sponsors. Bilan financier. Préparation édition n+1.

08 — Edge

Astuces & hacks d'organisation.

Tout ce qui ne tient pas dans les sections classiques mais fait la différence entre un événement amateur et un événement qui marque.

VALIDATION PROTOTYPE

Fais une "édition zéro" à 50 personnes

Avant de viser 800 personnes, organise une mini-version privée (entre potes) sur un terrain privé. Tu testes le dispositif eau, la logistique, les règles. Ça t'évite des plantages publics.

SEGMENTATION

Zone "wet" / zone "dry"

Crée une zone "dry" pour les spectateurs, photographes, parents, et ceux qui veulent juste l'ambiance. Tu doubles ton audience potentielle et tu peux y monétiser food/buvette.

DIVERSIFICATION

Sous-zones thématiques

Zone "famille" (jets doux, ballons éponge), zone "compétition" (équipes, drapeau à conquérir), zone "freestyle". Permet de rationaliser les risques par zone et d'élargir l'audience.

TIMING OPTIMAL

Date stratégique

Mi-mai à fin juin (post-blocus, pré-jurés) ou mi-septembre (rentrée, énergie). Évite août (étudiants absents) et octobre (météo). Vérifie le calendrier UCLouvain pour pas tomber sur examens / 24h vélo / autres temps forts.

REVENUS PARTENAIRES

"After" en partenariat avec un bar

Négocie avec un bar de la Grand-Place : ils accueillent ton "after" officiel et te reversent un % du CA additionnel généré. Win-win : tu monétises sans gérer la buvette tardive.

CAPITAL DATA

Capture des emails dès J-90

Même avec entrée gratuite, oblige une inscription email. Tu construis un asset (5000+ emails étudiants engagés) qui vaut très cher pour la pérennité du projet et les éditions suivantes.

CONSIGNE

Sac étanche tel + clés (3€)

Service simple, marge élevée (~80%), gros besoin participant. Évite aussi les drames téléphones perdus → réduit ta charge SAV émotionnel post-event.

EFFET LEVIER

Trouve UN sponsor "ancre" tôt

Le premier gros sponsor signé rassure tous les autres. Vise une signature à J-100. Les suivants tombent en cascade. Tu peux aussi proposer une exclusivité catégorie (1 seul brasseur, 1 seule banque) qui justifie un prix plus élevé.

RÉGULATION

Bracelets de couleur = règles claires

Vert = participant standard. Bleu = staff/arbitre. Rouge = ne pas viser (mineurs, presse, photographe pro, urgence médicale). Système simple, fluide, repris instantanément.

CONTENU À LONG TERME

Documente tout dès J0

Journal de bord du projet (vidéo, photos coulisses) sur compte privé / Notion. Si tu rends le projet récurrent, ces archives valent de l'or pour pitcher sponsors n+1 et recruter une équipe motivée.

RESPONSABILITÉ

Décharge participant à l'inscription

Sur le formulaire d'inscription en ligne, intègre une case à cocher de décharge ("Je reconnais participer à mes risques, je m'engage à respecter la charte"). Pas une protection légale absolue, mais ça filtre les comportements à risque et renforce ton dossier en cas de litige.

URGENCE CLIMATIQUE

Plan B météo

Vent fort + pluie = annulation. Définis ton seuil d'annulation 48h avant (Météo Belgique, IRM). Communique la procédure à l'inscription (remboursement pack si applicable, ou report date). L'assurance annulation/intempéries couvre la perte sèche.

Erreurs à ne PAS commettre
  • Lancer la com avant d'avoir l'autorisation commune en main → si refus, tu te ridiculises et tu rembourses.
  • Sous-estimer le nettoyage post-event → la caution est en jeu, et la commune ne pardonne pas un site sale.
  • Promettre aux sponsors un nombre de participants non garanti → mets toujours une fourchette ("400-800") et un palier minimum garanti.
  • Recruter des bénévoles sans briefing écrit → chaos garanti le jour J. Une session de 1h obligatoire en amont.
  • Ignorer les Erasmus dans la com → ils représentent 15-20% du public LLN, communique aussi en EN.
09 — Référence

L'inspiration : Big Splash à Leuven.

Un précédent belge directement applicable. Format éprouvé pendant 4 éditions, public similaire (étudiants universitaires), tu peux décoder leur recette.

Le précédent

De 2012 à 2015 (et plus), le cercle étudiant Ekonomika de la KU Leuven a organisé chaque année Lipton Ice Tea Big Splash sur la Ladeuzeplein (place principale devant la bibliothèque universitaire). C'est officiellement la plus grande bataille de ballons d'eau de Belgique. La 2e édition (24 avril 2013) a réuni 3000 étudiants combattants + 2500 supporters. La 3e édition (2014) a dépassé les 10 000 personnes sur la place.

Le format qui a marché — à décoder

FORMAT COMPÉTITIF

Tournoi par équipes à élimination directe

15 à 16 équipes de 200 personnes (chaque cercle étudiant envoie une délégation). Matches de ~10 minutes, élimination directe jusqu'à la finale. Crée un climax narratif, garde l'attention, donne des "champions" à mettre en avant.

RÈGLE LISIBLE

"Le praeses le plus sec gagne"

Chaque équipe désigne un capitaine ("praeses"). L'équipe dont le capitaine est le moins mouillé remporte le match. Règle ultra-simple, visuellement claire, médiatique. En finale Big Splash : faire tomber le praeses adverse d'un socle à coups de ballons.

SPONSOR TITRE

Une marque colle son nom

Lipton Ice Tea a sponsorisé l'événement pendant des années → "Lipton Ice Tea Big Splash". Place colorée en jaune canari (ballons jaunes). C'est le modèle de sponsoring le plus rentable : exclusivité catégorie, naming droits, visibilité massive.

PRIX ÉTUDIANT

Trophée : une TD gratuite

Le cercle gagnant remportait l'organisation d'une TD (Thé Dansant) payée par l'organisateur. Prix peu coûteux mais hautement désirable dans la culture étudiante. À adapter pour LLN : guindaille gratuite, voyage, ou cagnotte cercle.

RELAIS MÉDIA

Présentateur télé sur scène

Sean Dhondt (JIM TV) animait l'événement. JIM TV et Radio NRJ envoyaient leurs propres équipes participer → audience garantie + couverture média gratuite. À LLN : vise un VJ de Tarmac, NRJ Belgique, ou un créateur TikTok belge à 100k+ followers.

OUVERTURE NATIONALE

Cercles invités d'autres villes

Dès la 3e édition : équipes invitées de Bruxelles et Liège, présentation bilingue NL/FR. Crée une dimension nationale, élargit la base, médiatise davantage. Énorme opportunité pour toi à LLN : inviter des cercles flamands → événement "réconciliation linguistique" = pure or médiatique.

Ce que tu peux directement copier — et améliorer
  • Adopte le format tournoi. Bien plus médiatique qu'un free-for-all chaotique. Cadre la sécurité aussi.
  • Invite les cercles UCLouvain explicitement par lettre nominative (Industriel, MEDI, Psycho, Droit, ESPO, Sciences, Pharma, Médecine, etc.). Tu démarres avec 8-12 équipes garanties.
  • Big Splash a abandonné les ballons d'eau ces dernières années (déchets plastique). Toi tu peux te positionner d'emblée comme "zéro ballon, pistolets uniquement" → angle écolo différenciant.
  • Récupère leur sponsor. Lipton n'est plus sponsor de Big Splash depuis quelques années. Tu peux les approcher avec un dossier "réactivons votre événement signature, version francophone".
  • Crée un nom marquant. "Big Splash" est pris. À toi : "Splash LLN", "La Trempe", "L'Inondation Étudiante", "Aqua Battle Wavre-LLN"... à brainstormer.
Erreur à ne PAS reproduire

Big Splash a connu une polémique écologique sur le gaspillage des ballons en latex (200 000 ballons utilisés sur une édition = pollution massive) et la consommation d'eau (record de gaspillage critiqué publiquement). Anticipe cette critique dès J-0 dans ta communication : eau de pluie récupérée, pistolets réutilisables vendus puis repris, partenariat ONG eau (1€ reversé par participant à WaterAid ou Eau Vive). Ça transforme une attaque potentielle en avantage marketing.

Stats clés à viser pour LLN

MétriqueBig Splash 2013Big Splash 2014Ton objectif édition 1 LLN
Participants actifs3 000~6 000500-800
Spectateurs2 500~4 000300-500
Équipes / cercles15166-10
Sponsor titreLipton Ice TeaLipton Ice TeaÀ conquérir
Couverture médiaJIM TV, KUL NewsNationalL'Avenir BW, TV Com, Radio UCL

Sois ambitieux mais réaliste sur l'édition 1. Big Splash a explosé à la 3e édition. Ton objectif édition 1 = prouver le concept, capter les sponsors et la presse, créer le contenu pour vendre l'édition 2.

10 — Partenariat stratégique

Louvain-la-Plage : le levier à exploiter.

Probablement le partenariat le plus puissant disponible pour cette édition 1. Il résout 4 problèmes majeurs d'un coup : lieu, autorisations, audience, sponsors.

L'événement en bref

Louvain-la-Plage en est à sa 18e édition en 2026. Du 26 juin au 30 juillet, la Grand-Place de LLN se transforme en plage urbaine avec sable, palmiers, transats, jeux, château gonflable, accrobranche, concerts. Organisé par l'Agence de Développement Centre-Ville d'Ottignies-LLN (Gestion Centre Ville OLLN, ASBL liée à la commune). Site : louvainlaplage.com

Pourquoi c'est stratégique pour toi

PROBLÈME 1 → RÉSOLU

Le lieu & les autorisations

Louvain-la-Plage occupe la Grand-Place (la dalle, normalement bloquée pour mercantile) avec toutes les autorisations négociées avec la commune. En t'intégrant, tu hérites de ce cadre légal au lieu de te taper 4 mois de dossier OLLN tout seul.

PROBLÈME 2 → RÉSOLU

Audience captive de 5 semaines

Familles, étudiants, locaux passent par la Grand-Place pendant un mois entier. Tu n'as pas à créer ton audience ex nihilo : tu l'attrapes là où elle est déjà. Une journée bataille d'eau au cœur de LLP = trafic massif garanti.

PROBLÈME 3 → RÉSOLU

Structure organisationnelle

L'ADCV / GCV OLLN gère des événements publics depuis 18 ans : sécurité, logistique, secours, gardiennage, conventions commune. Tu n'as pas à recréer cette machine. Tu te branches dessus.

PROBLÈME 4 → RÉSOLU

Synergie thématique parfaite

Plage + eau = même univers été/fun/famille. Une bataille d'eau dans le cadre Louvain-la-Plage a du sens narratif. Communication facile : "L'apogée de Louvain-la-Plage : LA bataille d'eau géante !"

BONUS

Sponsors déjà fidélisés

Sponsors LLP 2026 : Aperol, Maison Perrier, Liefmans, Materne, RTBF Vivacité, L'Avenir, Asmodée, Quut Toys. Tu peux pitcher Aperol pour une activation "Aperol Splash" — leur slogan estival devient ton sponsor naming. Idem Maison Perrier (eau pétillante → naturel sur une bataille d'eau).

BONUS

Media déjà connectés

L'Avenir Brabant Wallon et RTBF Vivacité couvrent déjà LLP. Si tu deviens une animation phare, ils couvrent par effet de bord. Couverture presse quasi-gratuite.

Trois modèles de partenariat possibles

Option A — Animation intégrée (recommandée pour édition 1)

La bataille d'eau devient UNE journée signature du programme Louvain-la-Plage (par exemple le samedi 18 juillet). Tu te plugs dans leur infrastructure existante. Tu gères l'organisation spécifique de l'animation, ils gèrent le cadre.

  • Avantages : Effort minimal pour édition 1. Légalité béton. Visibilité maximale. Coûts admin proches de zéro.
  • Inconvénients : Branding partiellement partagé ("La Bataille d'Eau de Louvain-la-Plage" vs ton nom propre). Revenus food/buvette probablement gérés par LLP.
Option B — Spin-off satellite

Tu organises ton événement comme une extension officielle de Louvain-la-Plage, mais sur un autre lieu (Lac de LLN, Parc de la Source), un week-end donné. Branding partagé : "Louvain-la-Plage présente Splash LLN".

  • Avantages : Plus d'indépendance de gestion et de branding. Tu gardes plus de marges sur les ventes.
  • Inconvénients : Tu re-fais une partie du dossier commune. Tu duppliques l'effort logistique.
Option C — Partenariat de visibilité croisée

Pas d'intégration formelle, mais accord d'échange visibilité : LLP te promotionne dans ses canaux et ses transats portent ton flyer ; toi tu mentionnes LLP comme partenaire et tu y fais des activations promotionnelles avant ton événement.

  • Avantages : Indépendance totale. Pas de partage de revenus.
  • Inconvénients : Tu ne profites pas du cadre légal/logistique. Effort plein restant à fournir.
Recommandation forte

Vise l'option A pour l'édition 1. Tu prouves le concept avec un risque minimal et tu captes les sponsors. Tu utilises l'édition 1 comme preuve de concept pour passer en option B ou C à l'édition 2 — où tu auras suffisamment de track-record et de poids pour négocier un événement plus indépendant.

Plan d'approche concret

  1. Identifier le bon interlocuteur à l'ADCV / Gestion Centre Ville OLLN. Cible probable : le coordinateur événementiel ou directeur de l'agence. Page contact : louvainlaplage.com/contact.
  2. Préparer un mini-pitch écrit (1 page max) : ton concept, ce que tu apportes (énergie étudiante, public jeune, contenu viral, sponsors complémentaires), ce que tu demandes (1 journée signature dans le programme 2026 ou 2027).
  3. Demander un rendez-vous en présentiel, idéalement en septembre/octobre (avant qu'ils ne bouclent le programme de l'été suivant).
  4. Si accord de principe : co-construire l'animation, sélectionner une date dans leur calendrier, définir le partage logistique et financier.
  5. Si refus : fallback option B (spin-off) ou option C (visibilité croisée) — le rdv n'aura pas été vain car tu auras récolté de l'info précieuse sur la commune.
Points de vigilance à anticiper
  • Sable + eau = bouillie. Si bataille d'eau sur la Grand-Place : impose un dispositif au sol (bâches, drainage) ou propose une zone "splash" séparée du sable.
  • Capacité Grand-Place pour 500-800 personnes simultanées à valider techniquement avec eux.
  • LLP est gratuit et familial. Ton angle "vente packs participants + buvette + merch" doit s'aligner sur leur philosophie (pas de tarif d'entrée, mais ventes annexes OK comme leurs concerts).
  • Ne pitche pas pour 2026 si tu n'es pas prêt avant fin avril. Mieux vaut viser édition LLP 2027 avec 14 mois de prépa propre que de tout faire en panique pour juillet 2026.
11 — Cette semaine

Tes trois actions immédiates.

Tout le reste découle de ces trois jalons. Si tu les fais cette semaine, le projet existe vraiment.

  1. Identifier 2-3 kots-à-projet ou cercles UCLouvain à approcher pour servir de structure d'accueil. Liste à établir selon ton réseau / faculté.
  2. Appeler le service Fêtes & Manifestations au 010/43.61.60 pour un pré-rendez-vous informel. Tu vérifies la faisabilité avant d'investir 5 mois de travail.
  3. Constituer un noyau de 4-5 personnes motivées avec compétences complémentaires : juridique/admin, marketing/social, logistique terrain, finance/sponsors, créa/visuels.
  4. Bonus : contacter l'ADCV de Louvain-la-Plage via louvainlaplage.com/contact pour explorer un partenariat. Si réponse positive, ça change toute ta stratégie.
12 — Suivi

Checklist & avancement.

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PHASE 1 Fondations & cadre légal J-150 à J-120

PHASE 2 Dossier commune & lieu J-120 à J-90

PHASE 3 Sécurité, assurance, sponsors v1 J-90 à J-60

PHASE 4 Marketing intensif & logistique J-60 à J-30

PHASE 5 Push final & coordination J-30 à J-7

PHASE 6 Montage & Jour J J-1 à J0

PHASE 7 Bouclage & capitalisation J+1 à J+14